Mitarbeiterprofile anlegen
Berbis Inside vom 12.11.2024
Sobald Sie Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschäftigen, kann es sinnvoll sein, für jeden Mitarbeiter ein Profil zu hinterlegen. Dieses ermöglicht es Ihnen, die Berechtigungen innerhalb von BERBIS24 genau auf den jeweiligen Mitarbeiter abzustimmen. Dabei können Sie nicht nur festlegen, welche Bereiche der Mitarbeiter in BERBIS24 sehen darf (z.B. Aufträge oder Angebote), sondern auch ob und welche Artikelpreise der Mitarbeiter sehen darf. Auch weitere Funktionen wie z.B. genehmigungspflichtige Warenkörbe setzen unterschiedliche Profile voraus.
1. Mitarbeiterprofile anlegen
Um ein neues Profil anzulegen, navigieren Sie zunächst über das Menü und die Einstellungen zu den Profilen. Hier haben Sie die Möglichkeit, ein neues Profil anzulegen. In der folgenden Maske geben Sie alle relevanten Daten des Mitarbeiters ein.
2. Profildaten eingeben
In der Formularmaske tragen Sie die Daten des Mitarbeiters ein. Wichtig ist hier auch die E-Mail-Adresse, da diese benötigt wird, falls der Mitarbeiter sein Passwort vergessen hat und dieses zurücksetzen möchte. Achten Sie bei der Passwortvergabe darauf, dass jeder Mitarbeiter ein anderes Passwort erhält, da die Profile beim Login nur anhand der unterschiedlichen Passwörter unterschieden werden können. Sie selbst können jedoch jederzeit in den Profileinstellungen erkennen, welches Profil Sie gerade bearbeiten.
3. Berechtigungen festlegen
Nach dem erstmaligen Speichern der Daten können Sie eine Beleg-E-Mail-Adresse eingeben. Eine Belegmailadresse wird z.B. immer dann verwendet, wenn die Auftragsbestätigung direkt an die Buchhaltung oder den Einkauf Ihres Unternehmens gesendet werden soll. Holt dann ein Mitarbeiter die Ware an der Theke des Großhändlers ab, ist die Buchhaltung sofort informiert und kann den Auftragsbeleg gleichzeitig einem Projekt, einer Kostenart oder einer Baustelle zuordnen. Darüber hinaus können im Bereich Parameter verschiedenste Berechtigungen eingestellt werden. Gepaart mit dem richtigen Cockpit können Sie mit den Profilen einen Zugang zu BERBIS24 einrichten, der genau auf Ihre Mitarbeiter zugeschnitten ist.
4. Zugangsdaten an Mitarbeiter versenden
Unter Umständen ist es notwendig, einem Mitarbeiter seine Zugangsdaten erneut zukommen zu lassen. In BERBIS24 hat der Administrator die Möglichkeit, dies auf Knopfdruck zu erledigen. Dazu wählen Sie als Administrator in den Benutzerprofilen das Profil aus, an das die Zugangsdaten gesendet werden sollen. Über den markierten Button können Sie dann eine E-Mail mit einem 3 Tage gültigen Passwort an die im Profil hinterlegte E-Mail-Adresse versenden. Der Mitarbeiter muss dieses temporäre Passwort innerhalb dieser drei Tage durch sein eigenes Passwort ersetzen. Dazu geht er in die Profilverwaltung und in die Bearbeitung seines Mitarbeiterprofils. Dort gibt er zunächst das neue temporäre Passwort ein. Danach vergibt er sein eigenes Passwort. Nachdem er das neue Passwort zur Sicherheit ein zweites Mal eingegeben hat, klickt er auf "Speichern". Nun ist das selbst gewählte Passwort für den Mitarbeiter zur Verwendung im Online-Shop eingerichtet.
5. Profil löschen
Um ein Benutzerprofil zu löschen, gehen Sie in die Profilübersicht. Dort können Sie das gewünschte Profil über den Löschbutton (rot markiert) entfernen. Sobald Sie das Löschen bestätigen, wird das Profil aus Ihrem BERBIS24-System gelöscht und der Mitarbeiter hat keinen Zugriff mehr auf auf den Berbis24-Onlineshop.
Videotutorial: Mitarbeiterprofile anlegen -
Um einen noch besseren Eindruck über das erstellen und einrichten eines Profils zu erhalten empfehlen wir Ihnen das folgende Video anzuschauen.
Klicken Sie hier um das Video zu starten!
