Objekte, Kostenstellen und Budgets
Berbis Inside vom 10.10.2023
Drei Begriffe, ein gemeinsamer Funktionsumfang. Zugegeben: Auf den ersten Blick scheint die Beziehung dieser drei Begrifflichkeiten zueinander kompliziert zu sein. Das dem nicht so ist erfahren Sie hier.
Budgets einrichten
Mit Budgets können Sie die Ausgaben für eine bestimmte Kostenstelle bzw. ein bestimmtes Objekt festlegen. Um ein Budget anzulegen klicken Sie im Menü zunächst auf Service und dann auf Budget. Hier klicken Sie nun oben rechts auf neues Budget. (Bitte nicht wundern, dass hier "Kostenstelle pflegen" steht. Es wird hier trotzdem ein Budget eingerichtet!) Zunächst hinterlegen Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für das Budget. Im Bereich der Periodendauer legen Sie dann fest, für welchen Zeitraum das neue Budget gelten soll. Sie haben die Wahl zwischen monatlich, vierteljährlich und jährlich. Im Feld Betrag pro Periode legen Sie fest, wie groß das Budget für den entsprechenden Zeitraum sein soll. Zuletzt legen Sie fest, an welche E-Mailadresse eine Nachricht im Falle einer möglichen Überschreitung des Budgets gesendet wird. Außerdem können Sie mit dem Haken bei Rest Budget berücksichtigen festlegen, ob nicht verwendetes Budget in die nächste Periode übernommen werden soll und somit auch später verbraucht werden kann. Mit einem Klick auf Speichern haben Sie dann ein neues Budget eingerichtet.
Kostenstelle einrichten
Im nächsten Schritt können Sie eine Kostenstelle pflegen. Dazu navigieren Sie zunächst über das Menü zum Menüpunkt Service und dann weiter zu Kostenstellen. Auch hier können Sie wieder über den Button rechts oben eine neue Kostenstelle anlegen. Zunächst geben Sie natürlich auch hier einen Namen für die Kostenstelle an. Anschließend können Sie - wenn benötigt - der Kostenstelle eine bereits vorhandene Lieferanschrift zuordnen. Zuletzt können Sie bei Bedarf optional ein entsprechendes Budget für Ihre neue Kostenstelle zuordnen Nach jeder Einstellung können Sie für den entsprechenden Bereich den Speichern-Button betätigen. Selbstverständlich können Kostenstellen auch ohne Lieferanschrift- und Budget-Zuordnung angelegt werden.
Kostenstellen in Berbis verwenden
Nachdem Kostenstelle und Budget verknüpft sind, kann die angelegte Kostenstelle im Bestellprozess über das Auswahlfeld Objektnummer/Projektnummer ausgewählt und zugeordnet werden. Sollten Sie also beispielsweise ein größeres Bauvorhaben begleiten, dann können Sie mit Hilfe dieser Funktion Aufträge noch einfacher einer Kostenstelle zuordnen. Dazu haben Sie eben die Möglichkeit eine separate Lieferadresse oder ein Budget für das jeweilige Bauvorhaben zu hinterlegen. Weiterhin bietet die Nutzung der Zuordnungsfunktion im Warenkorb den Vorteil, dass Sie im Bereich der Abfragen eine weitere Filtermöglichkeit erhalten. Mit dem Filter Objekt können Sie sich beispielsweise nur Aufträge anzeigen lassen, die mit einem entsprechenden Objekt, bzw. einer Kostenstelle verknüpft sind. Und als letzte Möglichkeit bietet Ihnen die digitale Bauakte die Möglichkeit Datenblätter aller bezogenen Artikel für ein bestimmtes Objekt oder eine bestimmte Kostenstelle zusammenzustellen.
Natürlich ist die Nutzung von Kostenstellen, Budgets und Objekten nicht in jedem Fall sinnvoll. Sollte allerdings Ihr Interesse an diesem Thema geweckt worden sein, sprechen Sie uns einfach an.
Es werden hier die Begriffe "Kostenstelle" und "Objekte" im selben Zusammenhang benutzt. Im Prinzip ist beides auch das Selbe. Der Unterschied ist folgender: Kostenstellen werden von Ihnen selber im Berbis angelegt, sodass Sie das jederzeit autonom durchführen und nutzen können. Objekte werden jedoch von uns für Sie erstellt und beinhalten in der Regel ein dafür angelegtes Objektangebot, aus dem Sie bestellen können. Bei der Zuordnung im Warenkorb ist jedoch beides identisch zu handhaben.
